オフィス清掃で気を付けるべき機密保持対策

オフィス清掃を外注したいと思っている人に向けて、成功させるためのコツを紹介しています。

機密保持対策など、オフィス清掃を外注する際に気を付けるべきこともあわせて解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

オフィス清掃の外注を成功させるためには

本当に必要な箇所に絞って清掃してもらう

オフィス清掃を清掃会社に外注する場合は、本当に清掃が必要な箇所に絞って依頼するようにするといいでしょう。

特に、はじめて清掃会社に依頼する際、よくわからないからといってとりあえずお任せにしてしまい、廊下だけのつもりが結局清掃箇所がビル全体になって、予想以上に高額になってしまうことも。

オフィス清掃を成功させるためには、どこを清掃するのかが最重要。清掃料金のほとんどが人件費で占められているため、清掃箇所が多く、広くなると、当然多くのスタッフが必要になるからです。

依頼する前に、どこを清掃してもらいたいのかをきちんと把握して整理し、本当に必要な箇所だけを依頼することができれば、費用面で失敗することはないでしょう。

セキュリティ体制を徹底する

自社のセキュリティ体制を徹底することも、オフィス清掃を成功させるためには欠かせません。

清掃会社は、当然ながらスタッフ1人ひとりに対して守秘義務を課していますが、情報漏えいなどのトラブルをゼロにできるかというと、そうではありません。

清掃を清掃会社に外注するということは、社内以外の人間がオフィスに出入りするということになりますので、機密情報が盗まれる危険はゼロにはならないのです。

そのため、デスク周辺は常に整理整頓することが大事。PCは、画面を勝手に見られないように必ずロックをかけたり、特に重要書類などはデスク上に置きっぱなしにしないようにしたり、社内のセキュリティ体制を徹底する必要があります。

オフィス清掃を外注する際に気を付けること

上記ではオフィス清掃の外注を成功させるためのコツをまとめてきましたが、下記では、オフィス清掃を外注する際に気を付けるべきことを簡単に紹介します。

清掃会社の教育体制やチェックしておく

依頼しようとしている清掃会社の教育体制をチェックしておくと、より安心です。研修体制が整っているのかということだけでなく、セキュリティ面に関する周知が徹底されているかどうかも重要です。

しっかり確認しておくことことで、実際に清掃するスタッフの清掃技術が高くなかったり、コミュニケーションが取れなかったりということも避けられます。

また、情報漏えいの可能性があるなどとのトラブルも防ぐことができるでしょう。

清掃会社の強みなどもチェックしておく

依頼しようとしている清掃会社がどんな会社なのか、ざっくりでも知っておくと安心して清掃を任せられます。

たとえば、清掃がスピーディで丁寧、柔軟な対応力がある、アフターサポートが充実しているなど。口コミなどをチェックしておくとわかりやすいです。

また、自社オフィスから離れている清掃会社に依頼することもあるかと思いますが、その場合は対応エリア内だとしても出張費がかかってしまうこともあります。

清掃料金をできるだけ安く抑えたいなら、できるだけ近くの清掃会社に依頼するなど、清掃会社がどこを拠点にしているのかについても調べておいてください。

対応できる清掃内容を把握しておく

清掃会社と契約したあとに追加で依頼したい清掃箇所が合った場合、それが対応できない場合がありますので、事前にどこまで対応できるのかを知っておく必要があります。

たとえば、高所の作業に対応不可だったり、人員的に対応できないなど、対応できる清掃内容が狭い清掃会社もあります。

清掃内容によっては、その日派遣された清掃スタッフでは対応できない場合がありますので、契約時にしっかりと確認しておくと失敗しないでしょう。