知っておいて損なし！オフィス清掃の委託マニュアル

オフィス清掃を委託する場合、頻度や対応範囲によって出来る・出来ない、追加対応など業者によって設定は様々です。自社の要望に最適な清掃業者を見つけるためにも基本となるサービスの枠組みは把握しておきましょう。

対応内容や金額などに納得しても、いきなり契約というパターンはあまりありません。正式に契約するまでにはいくつかのステップがあり、後々後悔しないためにも１つ１つの項目の理解と、必ず現地確認のうえ最終見積もりを取るようにしましょう。

各清掃業者の公式サイトを確認を大体似通った価格帯かと感じますが、あくまでも想定金額であり実際の価格に直すと差額にビックリする場合もあります。価格相場において何をすると増額になるのか、各業者によって異なる部分もありますが、大枠について知っておきましょう。

清掃業者のサービス品質はピンキリです。大手清掃会社もあれば地域密着で個人経営で対応しているところまで様々となり、きめ細やかな対応ができるのか、ただ単純に作業をするだけなのか、発注する側がしっかりと見定めないといけません。安かろう悪かろうにならぬよう、審美眼を養いましょう。

実際に清掃を担当する清掃員はオフィス内に入ってきます。作業の中で見聞きした内容や些細なリスクも抱えたくない場合には、事前の契約締結前にしっかりと機密保持についても取り交わしを行っておきましょう。「ただ掃除してもらうだけだから」と安易な発想にならぬよう注意してください。

小規模な会社であれば、社員自身で清掃対応しているところもあるかと思います。仕事の生産性・効率性を重視するならば、信頼できるプロの清掃業者と巡り合えれば費用対効果も良いはずです。余計な対応で時間を浪費せず、仕事に集中したいなら委託する選択肢もありではないでしょうか。

人が作業をする以上、誤って物を壊してしまったり、オフィス内に傷をつけてしまったり、ミスは起きてしまいます。そうした場合に泣き寝入りすることが無いよう、清掃会社の対応やフォロー体制についても把握をしておきましょう。何か起きてから発覚しても後の祭りとなります。

清掃会社とどういったサービスを契約するかで契約期間は変わってきます。想定される一般的な契約期間はあれど全業者がそうではないので、短く更新していくのか、年単位で検討していくのか自社にとって都合の良い選択ができる業者を探してみましょう。

WEB上で数多く存在する「一括見積サイト」は、良い面・悪い面どちらの要素も兼ね備えています。賢く使えば便利ですが、安易に面倒だからとサイトを信用しすぎると対応品質の悪い清掃業者にあたってしまう可能性があります。

自社で契約をするのか、第三者を介して契約するのか、清掃業者に委託する方法はいくつかあります。会社/事務所がある場所によって制限があったりもしますので、必ず選べるわけではありません。良い清掃業者に出会えても契約ができなければ後悔しかありません。事前に調べておきましょう。

清掃業はサービス業です。とはいえ、質の低い業者と契約してしまうと色々と問題が生じてしまったりもします。社員・スタッフに対する教育をはじめ業務姿勢への取り組みなど事前にトラブル回避に向けた検討も大事なポイントになります。